תא קולי למייל: לקבל כל הודעה בתיבת הדואר, עם הקלטה ותמלול
תא קולי למייל אומר שכל הודעה שמשאירים בתא מגיעה גם לתיבת הדואר. אפשר לקבל אותה כקובץ קול, כהתראה בלבד, או עם תמלול — הטקסט של ההודעה בגוף המייל וקישור להאזנה. כך קוראים הודעה בשנייה, מעבירים אותה לעמית, ולא צריכים לחייג לתא ולהקיש קוד.
מה זה בעצם
תא קולי רגיל עובד כמו משיבון: מישהו משאיר הודעה, ומי שהתא שלו צריך לחייג, להקיש קוד, ולהקשיב להודעות אחת אחרי השנייה. זה עובד, אבל זה איטי, ואי אפשר לעשות את זה באמצע ישיבה או בזמן נסיעה ברכב ציבורי.
תא קולי למייל משנה את הכיוון. במקום שאתם תלכו להודעה, ההודעה באה אליכם. כל הודעה חדשה שנשארת בתא נשלחת לכתובת מייל אחת או יותר, תוך דקות ספורות. מה שמגיע במייל תלוי במה שבחרתם: התראה בלבד, קובץ קול של ההודעה, או תמלול מלא של מה שנאמר.
למה זה עוזר ביום-יום
- קוראים בשנייה, שומעים כשצריך. מייל עם תמלול אפשר לסרוק בעין בתוך שתי שניות ולהחליט אם זה דחוף. את ההקלטה פותחים רק כשרוצים לשמוע את הטון או לוודא פרט.
- מעבירים בלחיצה. הודעה שהגיעה למזכירות ושייכת לגבייה עוברת בהעברת מייל. אין צורך לרשום על פתק "התקשר יעקב בעניין התשלום".
- שום הודעה לא הולכת לאיבוד. הודעה בתא שאף אחד לא בודק היא הודעה שלא קיימת. הודעה בתיבת הדואר נשארת שם, עם תאריך ומספר, וקל לחפש אותה.
- מתאים גם למי שלא ליד הטלפון. בחור בישיבה, עובד במשמרת, מנהל בחו"ל — כולם קוראים מיילים.
שתי דרכים לקבל הודעה במייל
יש שתי דרכים, והן שונות במה שמגיע לתיבה.
הדרך הבסיסית: מייל מהמרכזייה. בהגדרות של כל תא יש שדה "מייל לקבלת ההודעות". כל הודעה חדשה נשלחת לכתובת שרשומה שם. לידו יש מתג "צירוף קובץ ההודעה למייל": כשהוא פועל, קובץ הקול מצורף למייל ושומעים אותו ישר מהטלפון או מהמחשב. כשהוא כבוי, המייל רק מודיע שיש הודעה חדשה, ואת ההודעה שומעים בטלפון או בלוח הבקרה.
הדרך המלאה: תמלול ההודעות במייל. זו אפשרות נוספת, שמתמללת כל הודעה ושולחת מייל עם הטקסט. היא מתאימה למי שמקבל הרבה הודעות, או למי שרוצה לקרוא ולא להקשיב.
מה מגיע במייל עם התמלול
כמה דקות אחרי שההודעה נשארה מגיע מייל אחד. בנושא שלו כתוב שזו הודעה קולית, מי התקשר, מתי, כמה זמן ההודעה נמשכה ובאיזה תא. כך אפשר לסנן ולמיין בתיבת הדואר עוד לפני שפותחים. אם המספר של המתקשר חסוי, כתוב "מספר חסוי".
בגוף המייל:
- פרטי ההודעה — המתקשר, המועד, האורך והתא.
- התמלול — מה שנאמר, בטקסט. התמלול המלא מצורף גם כקובץ טקסט, נוח לשמירה או להעתקה.
- קישור להאזנה — ההקלטה עצמה לא מצורפת כקובץ, אלא נפתחת מקישור. הקישור פעיל 90 יום.
בתמלול ההודעות אין מינימום אורך. גם הודעה של חמש שניות, "תחזור אליי, זה יעקב", מתומללת ונשלחת.
אם התמלול לא הצליח, המייל מגיע בכל זאת, עם הקישור להאזנה ועם הערה שהתמלול נכשל ושההודעה לא חויבה. ההודעה לא הולכת לאיבוד בגלל תקלה בתמלול.
מייל אחד, לא שניים
מה קורה אם לתא כבר מוגדר מייל מהמרכזייה, ומפעילים עליו גם תמלול? בלי טיפול, כל הודעה הייתה מגיעה פעמיים: פעם כקובץ קול, ופעם עם התמלול. זה מבלבל, ומהר מאוד אנשים מתחילים להתעלם משני המיילים.
לכן, בזמן שהתמלול פועל בתא, המייל של המרכזייה נכבה, וכל כתובת מקבלת מייל אחד בלבד — זה עם התמלול והקישור. כשמכבים את התמלול, המייל של המרכזייה חוזר לאותן כתובות, כמו שהיה קודם. אין צורך לזכור להחזיר אותו ידנית.
התמלול נשלח לכתובות שרשומות בשדה "מייל לקבלת ההודעות" של התא. כלומר, יש מקום אחד שבו קובעים לאן ההודעות של התא הולכות, בלי קשר לדרך שבחרתם.
מאיזה רגע זה עובד
התמלול פועל מרגע ההפעלה והלאה. הודעות שכבר היו בתא לפני כן לא נשלחות. אם יש בתא הודעות ישנות שחשוב לכם לשמור, האזינו להן או הורידו אותן במסך התאים הקוליים לפני שמתחילים.
גם הודעה שכבר שמעו בטלפון, לפני שהמייל נשלח, עדיין מתומללת ונשלחת. ולהפך: שליחת המייל לא מסמנת את ההודעה כ"נשמעה". מי שמאזין לתא מהטלפון ימשיך לשמוע אותה כהודעה חדשה, כך שהמייל לא "גונב" הודעות ממי שרגיל לעבוד בטלפון.
פקסים שמגיעים לתא לא נשלחים בתמלול. לפקסים יש מסך משלהם בלוח הבקרה, והם מגיעים כקובץ ולא כקול.
איך מפעילים
מייל רגיל מהמרכזייה:
- בלוח הבקרה פותחים את מסך תאים קוליים, ולוחצים ניהול התא בתא הרצוי.
- בשדה "מייל לקבלת ההודעות" כותבים כתובת.
- מחליטים אם להפעיל את "צירוף קובץ ההודעה למייל", ושומרים.
תמלול ההודעות במייל:
- באותו עורך של התא, מוודאים שיש כתובת בשדה "מייל לקבלת ההודעות". אם אין, מוסיפים ושומרים קודם.
- גוללים לסקשן תמלול ההודעות במייל.
- לוחצים על המתג "תמלול כל הודעה חדשה". נפתח חלון אישור עם המחיר.
- בודקים ומאשרים. המתג עובר ל"פועל", ומתחתיו כתוב מאיזה תאריך התמלול פעיל.
לתמלול לא צריך קבוצת הקלטה. בשיחות רגילות התמלול דורש שהקו יהיה מוקלט, אבל בתא קולי ההודעה עצמה היא ההקלטה.
מי יכול להפעיל
את הסקשן רואה רק מי שיש לו הרשאת "ניהול תמלול". אם הוא לא מופיע לכם בעורך התא, זו הסיבה, ומנהל המערכת בארגון יכול להוסיף את ההרשאה.
במסך התאים הקוליים יש גם הפרדה בין הרשאות: מי שמנהל את ההגדרות של תא לא בהכרח רשאי לשמוע הודעות של אחרים, ומחיקת הודעות היא הרשאה נפרדת, כי היא בלתי הפיכה. כך אפשר לתת לעובד אחד להגדיר את התאים, בלי שישמע את ההודעות האישיות של כולם.
כמה זה עולה
המייל הרגיל מהמרכזייה הוא הגדרה של התא עצמו. לתמלול יש מחיר נפרד: המחיר לחשבון שלכם מופיע בסקשן של התא, ושוב בחלון האישור, לפני שמשהו מופעל. בחודש הראשון החיוב יחסי לימים. במסך תמלול בלוח הבקרה רואים את המחירים המעודכנים ואת כל התאים שהתמלול פועל בהם.
כתובת אישית או כתובת משותפת
לפני שמפעילים, כדאי לחשוב למי ההודעות שייכות.
תא אישי — של רב, של מנהל, של בחור בישיבה. ההודעות נשלחות לכתובת הפרטית שלו, ורק הוא קורא אותן.
תא מחלקתי — של המזכירות, של הגבייה, של השירות. כאן עדיף כתובת משותפת שכמה אנשים קוראים, או כמה כתובות יחד. כך הודעה לא נתקעת אצל מי שבחופשה.
בתא מחלקתי שווה גם להסכים מראש מי מטפל. הדרך הפשוטה: מי שמטפל בהודעה עונה למייל לשאר הצוות "טיפלתי", וכולם יודעים שאין צורך לחזור למתקשר פעם שנייה.
דוגמאות מהשטח
משרד רואי חשבון. בערב ובשבת המספר הראשי מפנה לתא קולי. בבוקר המזכירה פותחת את המייל, קוראת את התמלולים של כל הלילה בדקה אחת, ומחלקת: זה לרואה החשבון, זה לפקידה, וזה כבר נפתר מעצמו. לפני התמלול היא הייתה מקשיבה לעשרים הודעות ברצף.
ישיבה. לכל בחור תא קולי אישי, וההורים משאירים בו הודעה. בחור שיש לו כתובת מייל מקבל את ההודעות ישר לתיבה, וקורא אותן בהפסקה, בלי לחכות בתור לטלפון הציבורי.
ארגון חסד. פונים משאירים הודעה בשעות שהמוקד סגור. הודעות שמגיעות עם תמלול נקראות בבוקר ומועברות למתנדב המתאים לפי האזור. פרטים כמו כתובת ושעה נשמרים בטקסט, ולא צריך לשמוע את ההודעה שלוש פעמים כדי לרשום אותם.
מנהל שנמצא בחו"ל. הוא לא עונה לטלפון בשעות של הארץ, אבל קורא מיילים. ההודעות מגיעות אליו עם תמלול, והוא עונה במייל או מבקש מהמשרד לחזור למתקשר.
טעויות נפוצות
- מייל שאף אחד לא קורא. הכתובת של התא היא של עובד שעזב, או תיבה כללית שאף אחד לא פותח. ההודעות מגיעות, ואף אחד לא רואה. כדאי לעבור על הכתובות פעם בכמה חודשים. במסך החיפוש המתקדם אפשר למצוא כל מקום שבו כתובת מסוימת מופיעה.
- תא בלי כתובת. רוצים להפעיל תמלול, אבל לתא עוד אין כתובת מייל. קודם מוסיפים כתובת בשדה "מייל לקבלת ההודעות" ושומרים, ורק אחר כך מפעילים את התמלול.
- הודעות שנבלעות בספאם. בימים הראשונים בדקו את תיקיית הספאם, וסמנו את המייל כ"לא ספאם" כדי שההודעות הבאות יגיעו לתיבה הראשית.
- תא יתום. תא שהבעלים שלו כבר נמחק מהמערכת, ואיש לא מקשיב להודעות שבו. במסך התאים הקוליים יש כפתור סריקה שמוצא תאים כאלה. ההמלצה היא למחוק אותם, או לפחות להפנות את ההודעות לכתובת של מי שאחראי.
- ברכה שלא מתאימה. אם מבטיחים בברכה "נחזור אליכם עוד היום", צריך שמישהו באמת יקרא את המיילים באותו יום. ברכה טובה מבטיחה רק מה שמקיימים.
הודעות ופרטיות
הודעה קולית היא לפעמים אישית מאוד: עניין רפואי, בקשת עזרה, חוב. כשהיא מגיעה למייל, היא נמצאת גם בתיבת הדואר, ושם היא נשמרת לפי הכללים של התיבה, לא של המרכזייה.
לכן כדאי לשלוח הודעות של תא אישי רק לכתובת אישית, ולתא מחלקתי לתת רק כתובות של מי שבאמת צריך לקרוא. הקישור להאזנה במייל פעיל 90 יום, ואחרי זה ההקלטה כבר לא נפתחת ממנו. גם התמלולים במסך "התמלולים שלי" נשמרים 90 יום.
מי שמקבל את ההודעות במייל יכול כמובן למחוק אותן מהתיבה. ההודעה בתא עצמו נשארת עד שמוחקים אותה בטלפון או בלוח הבקרה.
איך זה עובד אצלנו בקשר
בלוח הבקרה של קשר, במסך תאים קוליים, קובעים לכל תא את כתובת המייל שאליה נשלחות ההודעות, ואם לצרף את קובץ ההודעה. באותו מסך גם שומעים, מורידים ומוחקים הודעות, ומנהלים את הברכות. יש מדריך מצולם למסך.
בעורך של כל תא יש סקשן תמלול ההודעות במייל. כשהוא פועל, כל הודעה חדשה מגיעה במייל אחד עם התמלול, קובץ טקסט וקישור להאזנה שפעיל 90 יום — ומייל המרכזייה של התא נכבה בינתיים, כדי שלא יגיעו שני מיילים.
המחיר מופיע בסקשן ובחלון האישור לפני ההפעלה, ובמסך תמלול רואים את כל התאים שהתמלול פועל בהם ואת התמלולים של 90 הימים האחרונים.
ההרשאות מופרדות: הגדרת התא, האזנה להודעות, מחיקת הודעות והפעלת תמלול הן הרשאות נפרדות. צריכים עזרה בבחירת כתובות או בהקלטת ברכה? אצלנו לכל שאלה עונה אדם.
שאלות נפוצות
אפשר לשלוח את ההודעות של תא אחד לכמה כתובות?
כן. כל הכתובות שרשומות בשדה "מייל לקבלת ההודעות" מקבלות את המייל, וכל כתובת מקבלת מייל אחד על כל הודעה.
אם אני מפעיל תמלול, האם ההודעה תסומן כנשמעה בתא?
לא. שליחת המייל לא משנה את מצב ההודעה, ומי שמאזין מהטלפון ימשיך לשמוע אותה כהודעה חדשה.
האם הודעות קצרות מאוד מתומללות?
כן. בתא קולי אין מינימום אורך, וכל הודעה מתומללת ונשלחת.
מה קורה אם התמלול נכשל?
המייל נשלח בכל זאת, עם קישור להאזנה ועם הערה שהתמלול נכשל ושההודעה לא חויבה.
צריך קבוצת הקלטה כדי לתמלל הודעות בתא קולי?
לא. בתא קולי ההודעה עצמה היא ההקלטה, ולכן אין צורך לשייך את התא לקבוצת הקלטה.
מה קורה כשמכבים את התמלול?
הודעות חדשות כבר לא מתומללות, ומייל המרכזייה של התא חוזר לכתובות שהיו בו. מה שכבר נשלח נשאר זמין בקישורים ובמסך "תמלול" עד 90 יום.