חיפוש בלוח הבקרה: איך מוצאים כל הגדרה בלי לדעת איפה היא

למה צריך חיפוש בלוח הבקרה

מרכזייה של משרד קטן מכילה כמה מספרים וכמה שלוחות. מרכזייה של ישיבה, רשת חנויות או ארגון חסד מכילה מאות פריטים: מספרים, שלוחות, תפריטים, תורים, קבוצות חיוג, תאים קוליים, כרטיסי חיוג וקבוצות זמנים. כל אחד מהם יושב במסך משלו. כשמישהו שואל "לאן מגיע המספר הזה?" או "איפה ההגדרה של זמן הצלצול?", צריך לדעת באיזה מסך לחפש — ולפעמים גם באיזה חשבון.

המצב מסתבך עוד יותר אצל מי שמנהל כמה חשבונות: מוסד עם כמה סניפים, או מי שמחזיק את המרכזייה של כמה לקוחות. לקוח מתקשר ואומר "יש בעיה עם המספר שלנו", ובלי חיפוש צריך לנחש של מי המספר, להיכנס לחשבון, לפתוח את מסך המספרים ולגלול.

החיפוש פותר את זה בשורה אחת. מקלידים מספר, שם או מילה, ורואים מיד מה נמצא, מאיזה סוג הוא ואצל מי. לחיצה אחת פותחת את ההגדרה עצמה.

שני מצבים: מהיר ומתקדם

במסך יש שני כפתורים בראש הפאנל: מהיר ומתקדם.

החיפוש המהיר מחפש לפי שם, תיאור ומזהה. הוא מתאים לרוב המקרים: "מזכירות", "גבייה", מספר טלפון, מספר שלוחה. מקלידים לפחות שני תווים ולוחצים חיפוש או Enter. בברירת המחדל כל סוגי ההגדרות מסומנים, וביטול סימון מצמצם את החיפוש.

החיפוש המתקדם טוען את הנתונים המלאים של סוג הגדרה שבחרתם, ומחפש בכל שדה ושדה. הוא נועד לשאלות כמו "אילו מספרים מפנים לתור הזה?" או "איפה מופיעה כתובת המייל הזו?" — שאלות שהתשובה עליהן לא נמצאת בשם של הפריט אלא בתוך ההגדרות שלו.

מה אפשר להקליד

החיפוש מבין כמה סוגים של מידע, ולא צריך לבחור מראש איזה מהם אתם מקלידים:

• מספר טלפון — שלם או חלק ממנו. "2705140" ימצא גם את 077-2705140.
• שם או תיאור — "מזכירות", "תפריט לילה", "חדר אוכל".
• מזהה — המספר הפנימי של פריט במרכזייה, אם הוא מוכר לכם.
• שם משתמש או כתובת מייל — כשמחפשים אדם.
• שם של הגדרה או של מסך — "זמן צלצול", "תא קולי", "הקלטת שיחות".

גם רשימת הסוגים שבהם מחפשים רחבה: מספרים, שלוחות, קודי ניתוב, תורים, קבוצות חיוג, תפריטים, משתמשים, כרטיסי חיוג וקבוצות כרטיסים, גישה מרחוק, תאים קוליים, חדרי ועידה, קבוצות כריזה, קבוצות איסוף, קבוצות זמנים, קבוצות הקלטה, קמפיינים, קובצי קול, צלילי המתנה, תפריטי תבנית, קידומות, חיוגים מהירים, כתובות URL, תוכניות תעריפים ולקוחות.

מקפים, רווחים וטעויות הקלדה

מספרי טלפון נכתבים בכל מיני צורות: עם מקף, עם רווח, בלי כלום. החיפוש מנקה את ההבדלים האלה לפני שהוא משווה. "077-2705140", "077 2705140" ו-"0772705140" מוצאים את אותו מספר.

ומה אם טעיתם בספרה אחת? זה קורה הרבה, בעיקר כשמעתיקים מספר כרטיס או מספר טלפון מפתק. כשאין התאמה מדויקת, החיפוש מנסה התאמה קרובה: הוא מחפש פריטים שנבדלים ממה שהקלדתם בתו אחד או שניים, ומציג אותם מסודרים מהקרוב ביותר. בחיפוש קצר מאוד הוא לא מנחש, כי שם כמעט כל דבר "קרוב".

התוצאה: גם אם הקלדתם מספר כרטיס חיוג עם ספרה חסרה, יש סיכוי טוב שתראו את הכרטיס הנכון בראש הרשימה. כדאי תמיד להסתכל על התוצאה ולוודא שזה באמת הפריט שחיפשתם.

איך קוראים שורת תוצאה

כל תוצאה בנויה משלושה חלקים, מימין לשמאל:

• מה נמצא — סוג ההגדרה (מספר, שלוחה, קוד, תור), השם שלה והתיאור.
• אצל מי — "החשבון שלי", או שם הלקוח והמזהה שלו.
• מה עושים — כפתור שפותח את ההגדרה.

התוצאות מסודרות כך שמה שבחשבון שלכם מופיע ראשון, ואחריו מה שנמצא אצל לקוחות. כך, כשמחפשים "מזכירות", לא צריך לעבור על עשרים חשבונות כדי למצוא את המזכירות שלכם.

פתיחה בלחיצה, גם בחשבון של לקוח

תוצאה מהחשבון שלכם נפתחת ישירות: הכפתור נקרא פתיחה, והמסך עובר להגדרה עם העורך שלה פתוח.

תוצאה מחשבון של לקוח נקראת מעבר ללקוח ופתיחה. לחיצה עליה עושה שני דברים בזה אחר זה: נכנסת לחשבון הלקוח, בדיוק כמו במסך הלקוחות, ואז פותחת שם את ההגדרה. הפס העליון מראה באיזה חשבון אתם נמצאים, ומשם חוזרים לחשבון שלכם בכל רגע.

החלון נפתח מיד עם מה שהחיפוש כבר מצא, והמעבר לחשבון וטעינת שאר ההגדרות מסתיימים ברקע. אפשר להתחיל לקרוא כבר עכשיו. עורכים מהרגע שהכיתוב "טוען את ההגדרות המלאות" נעלם.

האפשרות "לחפש גם בחשבונות הלקוחות" מופיעה רק למי שיש לו תת-לקוחות. ביטול הסימון מצמצם את החיפוש לחשבון שלכם בלבד, וזה גם מהיר יותר.

יש גבול למספר החשבונות שנסרקים בחיפוש אחד. מי שיש לו יותר לקוחות מהגבול יראה על כך הודעה מפורשת במסך — החיפוש לא "מעלים" תוצאות בשקט. במקרה כזה נכנסים לחשבון של הלקוח המסוים ומחפשים בתוכו.

לחפש הגדרה, לא פריט

הרבה פעמים לא מחפשים פריט מסוים, אלא מקום: "איפה קובעים כמה זמן השלוחה מצלצלת?", "איפה מפעילים הקלטה?". בשביל זה, בחיפוש המהיר מופיע מעל התוצאות כרטיס הגדרות ומסכים, עם כל ההגדרות והמסכים ששמם מתאים למה שהקלדתם.

• מסך בתפריט — מסך שהשם שלו מתאים. "פתיחת המסך" עוברת אליו.
• הגדרה — הגדרה בתוך אחד המסכים. מתחת לשם כתוב באיזה מסך ובאיזה חלק של העורך היא יושבת, ולידה הסבר קצר מה היא עושה.

ליד הגדרה יש גם כפתור כמו בחירת תור. הוא מציג את כל הפריטים מאותו סוג בחשבון, ולצד כל אחד את הערך של ההגדרה אצלו — למשל זמן הצלצול בכל אחד מהתורים. כך רואים במבט אחד איפה הערך שונה מהשאר, בלי לפתוח עשרה עורכים.

משם אפשר לפתוח את העורך של פריט מסוים ישר על ההגדרה הזו, או ללחוץ קישור ולהעתיק קישור ישיר אליה. הקישור שימושי כשרוצים לשלוח לעמית או ללקוח "תיכנס לכאן ותשנה את זה", בלי להסביר איך מגיעים.

מה לא מוצג בתוצאות

החיפוש מכבד את ההרשאות של כל משתמש. סוג הגדרה שאין לכם הרשאה לראות לא מופיע ברשימת הסוגים, לא חוזר בתוצאות, וגם בקשה ישירה אליו נדחית בשרת. זה נכון בשני המצבים. כך מזכירה שיש לה הרשאה רק לשלוחות ולתאים הקוליים לא תראה בחיפוש את תוכניות התעריפים או את החשבוניות.

גם בתוך מה שמותר לראות, יש ערכים שלא מוצגים: קודי PIN וסיסמאות לא מופיעים בתוצאות ולא בכרטיס ההגדרות. החיפוש עוזר למצוא מקום, לא לחשוף סודות.

החיפוש המתקדם: לחפש בתוך ההגדרות

החיפוש המהיר יודע מה שם הפריט. החיפוש המתקדם יודע מה יש בתוכו. כשמה שידוע לכם הוא ערך פנימי — יעד, כתובת מייל, מספר תור, הגבלת זמן — זה המצב הנכון.

כך עובדים איתו:

1. בפאנל לוחצים חיפוש מתקדם. בהתחלה שום סוג לא מסומן ושום דבר לא נטען. זה בכוונה, כדי לא לשלוח למרכזייה בקשות סתם.
2. מסמנים סוג הגדרה, למשל מספר. הנתונים שלו נטענים ברקע. ליד הסוג כתוב "טוען…", וכשהטעינה מסתיימת — כמה שורות נטענו.
3. מקלידים בתיבה. החיפוש רץ תוך כדי הקלדה, על כל שדה בנתונים שנטענו. לא צריך ללחוץ על כפתור.

בכל תוצאה, מתחת לשם, מופיעים שבבי איפה נמצא: שם השדה שבו נמצאה המחרוזת, וקטע מהערך שבו המילה מודגשת. כך מבינים מיד למה התוצאה עלתה. אם חיפשתם מספר של תור, תראו בדיוק באיזה שדה של המספר הוא מופיע — היעד הראשי, היעד באין מענה או משהו אחר.

היקף, טעינה ומטמון

בברירת המחדל החיפוש המתקדם מחפש רק בחשבון שלכם. סימון "לחפש גם בחשבונות הלקוחות" מרחיב אותו, וכל סוג שכבר סומן נטען מחדש עם ההיקף החדש.

כדאי לדעת שכל סוג מסומן הוא בקשה נפרדת למרכזייה לכל חשבון. סוג אחד בחשבון שלכם הוא בקשה אחת. אותו סוג עם שני לקוחות — שלוש בקשות. לכן מסמנים רק את מה שצריך.

הנתונים שנטענו נשמרים כמה דקות, כך שאפשר לנסות כמה חיפושים ברצף בלי לחכות. אם שיניתם משהו רגע לפני, הכפתור טעינה מחדש מהמרכזייה מושך את הנתונים שוב.

מה החיפוש לא עושה

כדי לא להתאכזב, טוב לדעת גם את הגבולות:

• הוא לא מחפש בתוך שיחות. מי התקשר ומתי — את זה מוצאים בהיסטוריית השיחות, שיש לה מסך משלה עם חיפוש לפי מספר ולפי טווח תאריכים. גם הקלטות מוצאים שם.
• המהיר לא מחפש בכל שדה. הוא מחפש בשם, בתיאור ובמזהים. חיפוש לפי ערך פנימי עושים במתקדם.
• הוא לא עוקף הרשאות. מה שאסור לכם לראות במסך הרגיל, אסור לראות גם בחיפוש.
• הוא לא משנה כלום. החיפוש רק מוצא ופותח. השינוי עצמו נעשה בעורך הרגיל, עם השמירה הרגילה.

דוגמאות מהיום-יום

מזכירת ישיבה ותלמיד חדש. אבא מתקשר ושואל למה הבן שלו לא מקבל שיחות בכרטיס. המזכירה זוכרת רק חלק ממספר הכרטיס. היא מקלידה את מה שהיא זוכרת, ורואה את הכרטיס ואת הקבוצה שלו. לחיצה, והיא בתוך ההגדרות.

מנהל רשת עם שלושה סניפים. סניף אחד מדווח שהשיחות בשעות הצהריים מגיעות לתא הקולי. המנהל מחפש את שם קבוצת הזמנים "צהריים", רואה מיד באיזה חשבון היא נמצאת, פותח אותה ורואה בעורך מי משתמש בה. משם קצרה הדרך למסלול השיחה של המספר.

מנהל מערכת שמשנה כתובת מייל. רואת החשבון עזבה, והכתובת שלה צריכה לרדת מכל מקום. בחיפוש המתקדם מסמנים תאים קוליים, קבוצות הקלטה ומשתמשים, מקלידים את הכתובת, ורואים כל מקום שבו היא מופיעה. אף מקום לא נשכח.

שאלה על הגדרה. "כמה זמן מצלצל אצלנו לפני שעובר לתא קולי?" מקלידים "זמן צלצול", לוחצים על הכפתור ליד ההגדרה, ורואים את הערך בכל שלוחה. אם אחת חריגה, מתקנים אותה ישר משם.

טיפים לחיפוש טוב יותר

• תנו שמות ברורים. החיפוש המהיר טוב בדיוק כמו השמות והתיאורים שנתתם. "תור 3" לא יעזור בעוד שנה. "תור גבייה — הורים" יעזור.
• התחילו מהמהיר. ברוב המקרים הוא מספיק. עוברים למתקדם רק כשהתשובה נמצאת בתוך ההגדרות.
• במתקדם, סמנו מעט. סוג אחד או שניים בכל פעם. זה מהיר יותר וחוסך בקשות.
• חיפוש קצר מחזיר הרבה. "10" יופיע כמעט בכל מקום. הוסיפו עוד ספרות או מילה.
• שמרו קישורים. הגדרה שאתם משנים לעתים קרובות — העתיקו אליה קישור ושמרו אותו במועדפים.